Jak uzyskać pozwolenie na pracę dla cudzoziemca?

Uzyskanie pozwolenia na pracę dla cudzoziemca w Polsce zaczyna się od wyboru właściwego typu zezwolenia i złożenia kompletnego wniosku do właściwego urzędu. Najczęściej pracodawca składa wniosek do wojewody lub do powiatowego urzędu pracy (przy oświadczeniu o powierzeniu pracy), a cudzoziemiec zapewnia legalny pobyt i odpowiednie dokumenty. Poniżej znajdziesz prostą ścieżkę, konkretne wymagania i praktyczne wskazówki, które oszczędzą Ci czasu i błędów.

Przeczytaj również: Popularne polskie hotele

Rodzaje zezwoleń na pracę i kiedy ich potrzebujesz

W praktyce wyróżnia się kilka podstawowych trybów. Wybór zależy od obywatelstwa pracownika, rodzaju pracodawcy i miejsca wykonywania pracy.

Przeczytaj również: Górskie pensjonaty i hotele dla rodziny

Zezwolenie na pracę typu A – najczęstsze. Dotyczy zatrudnienia u polskiego pracodawcy, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę na terytorium RP na podstawie umowy o pracę lub cywilnoprawnej. Wniosek składa pracodawca do wojewody właściwego dla siedziby firmy.

Przeczytaj również: Hotele jak z bajki

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy – szybsza ścieżka dostępna dla obywateli m.in. Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii i Mołdawii. Pracodawca rejestruje oświadczenie w PUP, a cudzoziemiec może rozpocząć pracę zgodnie z oświadczeniem, pod warunkiem legalnego pobytu.

Zezwolenie na pracę sezonową (typ S) – dla prac sezonowych, m.in. w rolnictwie, ogrodnictwie czy turystyce. Wniosek składa się w PUP.

Zezwolenie na pobyt i pracę (tzw. jednolite) – cudzoziemiec składa wniosek do wojewody, łącząc pobyt z pracą. Dobre rozwiązanie, gdy pracownik już przebywa w Polsce i potrzebuje uregulować oba statusy.

Inne typy (B, C, D, E) – specyficzne sytuacje: członek zarządu, delegowanie z zagranicy, praca u pracodawcy zagranicznego. Wymagają dodatkowych dokumentów potwierdzających charakter zatrudnienia.

Kto składa wniosek i gdzie załatwisz formalności

Co do zasady, to pracodawca inicjuje procedurę i składa wniosek o zezwolenie na pracę do właściwego wojewody. W przypadku oświadczeń i zezwoleń sezonowych – do powiatowego urzędu pracy. Gdy mowa o jednolitym zezwoleniu na pobyt i pracę – wniosek składa sam cudzoziemiec w urzędzie wojewódzkim.

Dla firm działających lokalnie warto sprawdzić właściwość urzędu według adresu siedziby lub miejsca wykonywania pracy. Przy umowach zdalnych decyduje zwykle siedziba pracodawcy.

Wymagane dokumenty – lista kontrolna dla pracodawcy i cudzoziemca

Dokładna lista zależy od typu wniosku, ale w praktyce przygotuj:

• Umowę lub ofertę pracy z warunkami (stanowisko, wymiar czasu, stawka, miejsce pracy).
• Informację o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych (test rynku pracy), jeśli wymagany – wiele stanowisk jest z niego zwolnionych, sprawdź aktualną listę zawodów.
• Dokumenty firmy: KRS/CEIDG, REGON, NIP, pełnomocnictwo (jeśli składa pełnomocnik), potwierdzenie niezalegania – bywa wymagane.
• Paszport cudzoziemca (strona z danymi), legalny tytuł pobytowy lub podstawa do jego uzyskania.
• Dowód opłaty skarbowej (wysokość zależna od okresu i rodzaju zezwolenia).

Dodatkowo: dyplomy, kwalifikacje, uprawnienia zawodowe (np. UDT, prawo jazdy, SEP) – jeśli są niezbędne do pracy. Przy delegowaniu – dokumenty firmy zagranicznej, umowa między podmiotami.

Krok po kroku: jak przeprowadzić proces bez zbędnych opóźnień

1) Zweryfikuj status pobytu kandydata. Legalny pobyt to wymóg oddzielny od zezwolenia na pracę. Sprawdź ważność wizy, ruch bezwizowy, kartę pobytu lub wniosek o pobyt.

2) Dobierz właściwy tryb: oświadczenie (jeśli obywatelstwo i rodzaj pracy pozwala), zezwolenie A, sezonowe S, lub jednolite.

3) Przygotuj ofertę i warunki zatrudnienia zgodne z rynkiem i przepisami (wynagrodzenie nie niższe niż minimalne, odpowiedni wymiar czasu pracy, BHP, ubezpieczenia).

4) Skompletuj dokumenty i złóż wniosek we właściwym urzędzie. Sprawdź, czy w Twoim województwie działa ePUAP lub platforma elektroniczna do składania wniosków.

5) Reaguj na wezwania urzędu – uzupełnij braki, odpowiadaj w terminach. To najczęstsze źródło opóźnień.

6) Odbierz decyzję i podpisz umowę w warunkach zgodnych z wydanym zezwoleniem (stanowisko, stawka, wymiar). Każda istotna zmiana może wymagać nowego zezwolenia.

7) Zgłoś pracownika do ZUS i zadbaj o profilaktykę BHP, badania lekarskie, szkolenia – to część pełnej legalizacji zatrudnienia.

Terminy i koszty: czego realnie się spodziewać

Oświadczenie w PUP bywa najszybsze – rejestracja zazwyczaj w kilka–kilkanaście dni roboczych. Zezwolenie typu A trwa dłużej – od kilku tygodni do kilku miesięcy, zależnie od województwa i kompletności dokumentów. Jednolite zezwolenie na pobyt i pracę – często najdłużej, nawet kilka miesięcy, bo urząd bada i pobyt, i pracę.

Opłaty są umiarkowane: wniosek o zezwolenie A – zwykle od kilkudziesięciu do kilkuset złotych (zależnie od okresu), oświadczenie – opłata rejestracyjna w PUP, sezonowe – odrębna stawka. Zawsze sprawdź aktualny cennik na stronach właściwych urzędów.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

– Zbyt ogólny opis stanowiska. Urząd wymaga konkretów: zakres obowiązków, kod zawodu, miejsce pracy.

– Niezgodność wynagrodzenia z przepisami. Wynagrodzenie nie może być niższe od minimalnego dla danego rodzaju umowy i wymiaru.

– Braki formalne: brak pełnomocnictwa, nieczytelne skany paszportu, brak potwierdzenia opłaty, nieaktualne dokumenty firmy.

– Zmiana warunków po wydaniu decyzji bez aktualizacji zezwolenia. Każda istotna zmiana (stanowisko, wymiar, stawka, miejsce) wymaga nowego wniosku lub aneksu – sprawdź w decyzji.

– Niedopilnowanie legalnego pobytu. Zezwolenie na pracę nie zastępuje wizy ani karty pobytu.

Praktyczny scenariusz: zatrudnienie specjalisty IT z Ukrainy

Firma z Mazowsza znajduje kandydata – programistę z Ukrainy. Sprawdza, że kandydat przebywa w ruchu bezwizowym i może legalnie złożyć wniosek o pobyt. Pracodawca ocenia, że najszybciej będzie zarejestrować oświadczenie o powierzeniu pracy w PUP, wskazując stanowisko, stawkę i miejsce pracy hybrydowej (Warszawa + home office). Po rejestracji kandydat rozpoczyna pracę, a równolegle składa wniosek o jednolite zezwolenie na pobyt i pracę, by zabezpieczyć dłuższy pobyt. Firma pilnuje terminów ZUS, badań lekarskich i BHP. Dzięki kompletności dokumentów rekrutacja przebiega bez przestojów.

Kiedy warto skorzystać ze wsparcia agencji zatrudnienia

Jeśli nie masz działu HR lub rekrutujesz wielu cudzoziemców, outsourcing formalności oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów. Agencja może przejąć wnioski, komunikację z urzędem, weryfikację legalnego pobytu i koordynację badań BHP. To szczególnie pomocne przy leasingu pracowników i projektach sezonowych.

Potrzebujesz partnera, który poprowadzi cały proces „od oferty po decyzję”? Sprawdź usługi rekrutacyjne i outsourcingowe – skontaktuj się przez agencję pracy Rolixus, aby szybko i bezpiecznie zatrudnić cudzoziemca.

Checklista szybkiego startu dla pracodawcy

• Sprawdź legalny pobyt kandydata i możliwy tryb (oświadczenie, A, S, pobyt+praca).
• Przygotuj umowę/ofertę, dokumenty firmy i – jeśli wymagany – test rynku pracy.
• Złóż kompletny wniosek, monitoruj korespondencję z urzędem, reaguj na wezwania.
• Po decyzji: podpisz umowę zgodnie z zezwoleniem, zgłoś do ZUS, dopełnij BHP.

Trzymając się tych kroków, legalnie i sprawnie zatrudnisz cudzoziemca, unikając przestojów w projekcie i sankcji za błędne formalności.